<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1637659876558231&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Korona vaatii hyvää viestintää yrityksiltä – Mitä on syytä ottaa huomioon?

Kirjoittanut Emilia Hiipakka on 19.03.2020
Emilia Hiipakka

Näin toimitat oikeanlaisen materiaalin graafiselle suunnittelijalle (3)

Monelle yritykselle viestinnän tarve on konkretisoitunut viime päivien myllerryksessä. Elintärkeän liiketoiminnan ylläpitämisen lisäksi, yritykseltäsi on odotettu uudenlaista viestintää sekä sisäisesti, että ulospäin. Työskentelemme poikkeusoloissa – ja se vaikuttaa kaikkeen. Se, miten nyt viestit, voi kuitenkin olla ratkaisevassa asemassa siihen, miten tilanteesta selviydyt.  

Kerro avoimesti, mitä tapahtuu 

Mitä muutoksia toiminnassasi tapahtuu juuri nyt? Ole niin avoin, kuin mahdollistaja kerro miten poikkeustilanne teillä vaikuttaaKerro ennakoivasti ja aktiivisesti myös siitä, mitä toimenpiteitä teette sekä sisäisesti että ulkoisesti. Kerro myös, miten ja missä kanavissa aiotte tiedottaa jatkossa mahdollisista tulevista muutoksista.  

Tiedottaminen saattaa olla yrityksessänne uutta, mutta viestien laatimista ei kannata arastella. Onko joku lause napattu toisen toimijan tiedotteesta, toistetaanko tekstissä ehkä itsestäänselvyyksiä käsihygieniasta? Älä jumitu miettimään liikaa sanavalintoja tai si, löytyykö sama lause ehkä naapurinkin tiedotteesta. Tärkeintä on nyt, että viestit sekä asiakkaillesi että henkilöstöllesi ja kerrot niistä asioista, jotka koet tärkeäksi ja olennaiseksi omille kuulijoillesi.

 

Kuuntele ja kuule kohderyhmäsi tarpeet 

Kuuntele ympäristöäsi ja asiakkaitasi herkällä korvalla. Mistä asioista he erityisesti nyt toivovat yritykseltäsi tietoa? Pyri toimimaan mahdollisimman etukenossa ja vastaamaan tiedontarpeeseen jo ennen, kuin kuulijasi ehkä osaa sitä pyytää. Jos tunnet kohderyhmäsi, tiedät todennäköisesti heidän haasteensa ja toiveensa yritystäsi kohtaan myös tässä tilanteessa. Mieti, mitä apua yrityksestäsi voi nyt aidosti olla. Voitko tarjota neuvoja, apua, ohjeita? Ole kuitenkin aito – kuuntelemisen lisäksi, keskity siihen, että myös oikeasti kuulet. 

Viesti aktiivisesti, empaattisesti ja kohdennetusti. Näissä poikkeusoloissa vain yhden massatiedotteen lähettäminen ei riitä. Yleisellä tiedotteella on paikkansa – varsinkin alkuvaiheessa – mutta tilanteen kestäessä pitkään, kohdennettujen viestien merkitys nousee entistäkin suurempaan arvoon. Räätälöi viestisi niin hyvin kuin mahdollista, vastaamaan juuri omien kohderyhmiesi tarpeita. Muista kuitenkin, että viestintä pysyy yhtenäisenä, ja yrityksesi viestii selkeästi ja hallitusti kaikessa tekemisessään. Älä sano jotain, mutta toimi toisin. 

 

Älä unohda henkilöstöäsi missään olosuhteissa 

Sisäinen viestintä yrityksessäsi on nyt äärimmäisen tärkeässä roolissa. Tiedon tarve myös yrityksen sisällä on valtava, ja epätietoisuus sekä hutera viestintä lisäävät entisestään pelkoa omasta ja yrityksen tilanteesta. On sanomattakin selvää, että tilanne näkyy myös ulospäin 

Tärkeää onkin nyt aktiivinen viestintä – et voi viestiä henkilöstöllesi tällä hetkellä liikaa. Kerro avoimesti ja rehellisesti, mitä nyt tapahtuu, mitä toimenpiteitä tehdään ja suunnitellaan tulevaisuuteen, miten asiakkaisiin päin pidetään yhteyttä. Ole empaattinen ja rohkea, kannusta ja pysy rauhallisena. Ota henkilöstö mukaan suunnitteluun ja kuuntele heidän näkemyksiään. Myös negatiivista asioista on nyt parempi kertoa heti, kuin odottaa viimeiseen asti – tai pahimmassa tapauksessa vasta sitten, kun huhumylly jo pyörii 

Viikkopalaveri tai intranet on voinut olla toimiva tapa jakaa tietoa aiemmin, mutta se ei välttämättä enää riitä. Myös osille yrityksistä etätyö asettaa haasteita, kun tiimit ovat hajallaan ja yksilöt toimivat irrallisina. Voisitko järjestää esimerkiksi päivittäisiä infoiskuja videoyhteyden välityksellä ajankohtaisista aiheista. Vapaamuotoista etäkokoontumista ja virtuaalikahveja ei kannata myöskään unohtaa.  

Muista jakaa myös kaikki asiakkaille lähtevät tiedotteet ja viestit ajoissa omalla henkilökunnallasi, jotta he ehtivät tutustumaan niihin ja vastaamaan informoidusti asiakkaiden kommentteihin. Tietoa on syytä jakaa aktiivisesti myös niille, jotka eivät ehkä asiakasrajapinnassa normaalisti toimi. 

Poikkeusolojen keskellä on hyvä muistaa, että nykytilanne on kuitenkin lopulta vain väliaikainen. Rauhallinen, ajantasainen ja säännöllinen viestintä ovat avainasemassa nyt, mutta hyvistä viestintäkäytännöistä kannattaa ottaa myös oppia ja jatkaa niitä, kun elämä taas tasaantuu. 

Aiheet: viestintä

Tilaa kirjoitukset sähköpostiisi

Viimeisimmät kirjoitukset

Kirjoitukset aiheittain

See all

Seuraa meitä